Innovación en gestión municipal
Municipalidad de Tahuania implementa sistema documental digital con “Cero Papel”
Capacitación a trabajadores optimiza trámites y servicio al público.
Tahuanía.- La Municipalidad Distrital de Tahuania, liderada por el alcalde Luis Fernando Arechaga García, ha iniciado el 2025 con un avance significativo: la implementación del Sistema de Gestión Documental (SGD) “Cero Papel”, una plataforma digital diseñada para optimizar la administración pública y reducir el uso de papel, promoviendo la sostenibilidad.
El sistema busca transformar la manera en que los funcionarios y trabajadores gestionan la documentación, agilizando los trámites y mejorando el servicio al público. Según Luciano Rojas Vásquez, jefe de la Unidad de Informática y Sistemas, la casilla electrónica del SGD es intuitiva, aunque próximamente se compartirán videos tutoriales en la página web municipal para guiar a los ciudadanos en su uso.
“El tema de gestión documental es holístico y engloba al ciudadano. Invitamos a quienes tengan dudas a comunicarse con la municipalidad para recibir asistencia,” afirmó Rojas Vásquez.
Ventajas del SGD
El Sistema de Gestión Documental ofrece múltiples beneficios para garantizar eficiencia y transparencia:
- Organigrama integrado: El sistema respeta el flujo jerárquico definido en el organigrama municipal, asegurando una gestión estructurada.
- Derivaciones personalizadas: A solicitud de la administración, los documentos pueden derivarse sin seguir estrictamente la jerarquía, permitiendo mayor flexibilidad.
- Registro de procesos: Todas las acciones quedan registradas en una bitácora automatizada, inalterable y capturada directamente desde el servidor.
- Seguimiento de plazos: Permite establecer plazos para la respuesta de documentos, facilitando un control efectivo.
- Asignación de roles: Jefes y directores pueden delegar funciones a secretarias para manejar documentos digitalmente.
- Providencia única: Cada documento ingresado recibe un número correlativo anual, asegurando un control unificado.
El SGD opera con un formato estandarizado de fecha (dd/mm/aaaa), lo que facilita el seguimiento de documentos a lo largo de su ciclo de vida. Los usuarios involucrados en los procesos pueden acceder a los documentos en cualquier etapa del trámite, mientras que los no autorizados no tendrán acceso, garantizando la confidencialidad.
Impacto social y ambiental
La implementación del SGD reduce significativamente los aforos en oficinas municipales y el uso de papel, contribuyendo al cuidado del medio ambiente. Esta iniciativa no solo optimiza los trámites, sino que también fomenta una cultura de sostenibilidad en el distrito.
La Oficina de Partes Municipal (OPM) es la responsable de recibir toda la documentación y asignar las providencias correspondientes. Este nuevo enfoque asegura mayor rapidez y eficiencia en la atención a los ciudadanos.
Finalmente, las autoridades invitan a la población de Tahuania a sumarse a esta modernización administrativa, aprovechando las ventajas del sistema digital. La gestión municipal de Tahuania se posiciona como un modelo de innovación y compromiso con la sostenibilidad en el sector público.
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